คำว่า “ทีมแก้เว็บเองได้” อาจหมายถึงแค่เปลี่ยนข้อความบางช่อง หรืออาจรวมถึงสร้างบทความ จัดรูป เชื่อมคู่ภาษา และเลือกวันเผยแพร่ ก่อนเลือกระบบจัดการเนื้อหาหรือ CMS จึงควรตกลงว่างานไหนต้องทำได้ด้วยตัวเองจริง
แทนการดูจำนวนเครื่องมือบนหน้าจอ ให้เตรียมเนื้อหาตัวอย่างและให้คนที่จะดูแลเว็บลองทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ ความสามารถที่หาไม่เจอหรือใช้แล้วกลัวทำหน้าเสีย อาจไม่ช่วยทีมในชีวิตประจำวันแม้จะมีอยู่ในรายการคุณสมบัติ
เริ่มการทดลองด้วยหน้าที่ทีมแก้บ่อยที่สุด
เลือกบทความหนึ่งเรื่องและหน้าบริการหนึ่งหน้า แล้วให้ทีมเปลี่ยนหัวข้อ รูป ลิงก์ และข้อความยาวกว่าตัวอย่าง ดูว่าระบบยังจัดหน้าได้เหมาะสมหรือไม่ โดยเฉพาะเมื่อเปิดบนมือถือ
แยกข้อมูลที่ควรมีช่องชัดเจน เช่น ชื่อเรื่อง คำอธิบาย รูปปก และผู้เขียน ออกจากส่วนเนื้อหาที่ต้องยืดหยุ่น การให้ทุกอย่างเป็นกล่องข้อความใหญ่ช่องเดียวอาจเริ่มง่าย แต่ทำให้ข้อมูลสำคัญไม่สม่ำเสมอเมื่อมีหลายคนเขียน
ความยืดหยุ่นควรอยู่ในขอบเขตที่ทีมต้องใช้ เช่น เพิ่มหัวข้อ ตาราง ภาพ และข้อความเน้น โดยไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนเปลี่ยนฟอนต์หรือระยะห่างหลักของเว็บได้ทุกจุด ควรมีแม่แบบที่เหมาะกับเนื้อหาหลายชนิด ไม่บังคับทุกเรื่องเหมือนกันทั้งหมด
ให้เห็นชัดว่ากำลังแก้ร่างหรือเว็บจริง
ลองแก้บทความที่เผยแพร่แล้วและบันทึก ดูว่าผู้อ่านเห็นการเปลี่ยนทันทีหรือยังเห็นฉบับเดิม ระบบแต่ละแบบอาจมีพฤติกรรมต่างกัน จึงต้องสาธิตแทนการคาดเดาจากคำว่า Save
พรีวิวควรแสดงสิ่งที่คนจะอ่านได้ใกล้เคียงเว็บจริง ทั้งรูป หัวข้อ ลิงก์ และหน้าจอเล็ก พร้อมระบุว่าใครเปิดลิงก์พรีวิวได้ หากเนื้อหายังไม่พร้อมสาธารณะ ต้องตรวจข้อจำกัดการเข้าถึงตามที่ตกลงไว้
ให้ทดลองบันทึกเมื่อเครือข่ายมีปัญหาและออกจากหน้าที่ยังมีการแก้ไข ทีมควรรู้ว่างานถูกเก็บแล้วหรือยัง และควรทำอย่างไรต่อโดยไม่เผลอทิ้งเนื้อหา
แบ่งหน้าที่เขียน ตรวจ และเผยแพร่ให้ตรงกับทีม
บางทีมให้คนเดียวดูแลทั้งหมด ขณะที่บางทีมต้องมีคนตรวจคำกล่าวอ้างหรือข้อมูลบริการก่อนเผยแพร่ ระบุการกระทำที่แต่ละบทบาททำได้ รวมถึงลบและแก้บทความของคนอื่นด้วย
เอกสารสิทธิ์ของ WordPress แยกบทบาทและความสามารถ เช่น แก้ไขหรือเผยแพร่เนื้อหา การมีบทบาทเหล่านี้ไม่ได้แปลว่าขั้นตอนอนุมัติเฉพาะของธุรกิจจะพร้อมใช้ทุกแบบ ต้องทดลองลำดับงานที่ต้องการจริง
ใช้บัญชีตามตัวบุคคลเมื่อเหมาะกับระบบและการดูแลของทีม เพื่อให้ติดตามผู้แก้ไขและถอนสิทธิ์ได้ชัดเจน บัญชีผู้ดูแลที่ทุกคนใช้ร่วมกันทำให้ตรวจว่าการเปลี่ยนมาจากไหนได้ยาก
ตรวจภาษา รูป และการย้อนคืนในงานเดียวกัน
ให้สร้างฉบับไทยและอังกฤษของเรื่องเดียวกัน แล้วลองแก้เพียงภาษาเดียว ดูว่าหาคู่เนื้อหาได้ง่ายหรือไม่ รู้หรือไม่ว่าฉบับใดต้องอัปเดต และเผยแพร่แต่ละภาษาได้ตามกระบวนการที่ตกลงหรือไม่
รูปควรมีวิธีเลือกจากคลัง เปลี่ยนรูป เติมคำอธิบายภาพ และดูผลก่อนเผยแพร่ ตรวจด้วยว่าลบรูปหนึ่งไฟล์จะกระทบหน้าอื่นที่ใช้ร่วมกันหรือไม่ ไม่ควรต้องเดาจากชื่อไฟล์อย่างเดียว
จากนั้นลองแก้ผิดและกู้ฉบับก่อนหน้า ระบบ Revisions ของ WordPress เป็นตัวอย่างของการดูความเปลี่ยนแปลงและคืนเนื้อหารุ่นก่อน แต่ระบบและการตั้งค่าที่เลือกจริงต้องพิสูจน์ได้ว่าเก็บส่วนใดและย้อนหลังได้แค่ไหน
ประวัติเนื้อหาไม่ได้เท่ากับการสำรองเว็บทั้งหมด ตรวจรูป การตั้งค่า และข้อมูลอื่นแยกด้วย หากคืนบทความแล้วรูปถูกลบไปแล้ว อาจยังได้หน้าไม่ครบเหมือนเดิม
ขอให้ทีมทดลองส่งมอบก่อนตัดสินใจ
ใช้เนื้อหาของทีมในการทดลองด้วย ชื่อเรื่องยาว คำแปลที่ยังขาด หรือรูปที่ใช้ร่วมหลายหน้า อาจเผยให้เห็นข้อจำกัดที่หน้าตัวอย่างของผู้สาธิตไม่เคยเจอ
ให้คนที่จะใช้ระบบสร้างเรื่องจากศูนย์ บันทึกร่าง ส่งตรวจ พรีวิว เผยแพร่ และแก้ข้อมูลภายหลังตามสิทธิ์ของตัวเอง โดยให้ผู้สาธิตช่วยเมื่อจำเป็นแล้วบันทึกจุดที่ติดขัด
ขอให้ทดลองส่งออกเนื้อหาและไฟล์ที่เกี่ยวข้อง พร้อมอธิบายว่าถ้าเปลี่ยนผู้ดูแลจะนำไปใช้ต่ออย่างไร ตรวจเงื่อนไขบัญชี ค่าใช้บริการ และส่วนที่ต้องพึ่งทีมพัฒนา ไม่ควรสรุปว่าส่งออกได้เพียงเพราะมีปุ่มดาวน์โหลดไฟล์ชนิดหนึ่ง
เกณฑ์รับงานควรเป็นงานที่ทีมทำสำเร็จ เช่น สร้างบทความสองภาษาพร้อมรูปและตรวจหน้าจริงได้ ไม่ใช่เพียงมี CMS ติดตั้งอยู่ หากกำลังเปรียบเทียบแพลตฟอร์ม อ่านWordPress เหมาะกับงานแบบไหน และวางการดูแลเนื้อหาสองภาษา ให้ชัดก่อนเลือก
อยากให้ทีมแก้เว็บเอง โดยไม่ต้องรอคนทำเว็บทุกครั้ง?
Talvyn Labs ช่วยวางชนิดเนื้อหา หน้าจอแก้ไข และขั้นตอนเผยแพร่ให้ตรงกับงานของทีม พร้อมทดลองด้วยบทความและหน้าบริการจริงก่อนส่งมอบ
วางระบบจัดการเนื้อหาให้ทีม